編集が必要な年末恒例長文メール

最近の長文電子メールの多さには少々げんなりしている。メールの内容は、だいたいが年末ならではのものが多い。
年末ならではとは、今年の総括や来年へ向けた提言などの類だ。特に“しのご”が関係する団体などでは、さまざまな部会や委員会ごとに2003年総括と2004年への提言を記載しているため、一団体からのメール数だけでも数が多く、しかもどれもが長文だ。

こうした大量長文メールは立場上、読んでおく必要のあるメールだけにやっかいなのである。DMメールのように、タイトルを見ただけで即刻ゴミ箱行きというわけにはいかない。

これまで印刷物であったはずの年末恒例「今年の総括・来年への提言」メールは急増している。印刷物であれば担当者が各部署からの原稿をテーマごとに編集してまとめていたため、重要なポイントも短時間で把握することができた。メールだと各部署の原稿がそのまま送信されてくることになり、各部署の詳細な実情は分かるのものの、全体像を把握するには逆に時間がかかるようになった。

インターネットのおかげで情報の共有化は内容的にも、時間的、費用的にも飛躍的に進歩した。しかし、全体像を的確に把握し明確に提供するということに関しては、むしろ後退しているのではないだろうか。数年前からネット上での「情報の編集」が言われだしてきているが、いまその必要性を認識している。

温故知新、年賀状のデザイン PART-U

本日、あるダイレクトメールを受け取った。内容はプリントシステムの展示会開催案内で、ゴミ箱行きのどうでもいいものだ。
驚いたのはDMを発行した会社だった。ハガキのデザインが自由にできて、カラープリントも可能なあの「プリントごっこ」を製造していたメーカーなのだ。「プリントごっこ」が一世を風びしたのは、私の記憶によれば1980年代だったと思う。

年賀状をはじめ各種案内ハガキやカード制作を手軽にできるため絶対的な人気で、爆発的に売れた(と思う)。一度版下を作り(フィルムへ光学転写する方法だったかな)、シルクスクリーンのようにプリントするものだった(と記憶している)。細い罫線などはかすれがち、ベタ部分には濃淡ができたりしていたが、テクニックのある人なら十分にカバーできたのではないだろうか。

その後、ワープロ専用機やパソコンが普及するにつれて、役割を終えた。

前回の「温故知新、年賀状のデザイン」に昔ながらの版画調、いも版風のデザインを再現してみるのもいいかな?と書いてみた。これらに加えて、どうだろう「プリントごっこ風」というのは。

温故知新、年賀状のデザイン

写真屋さんやスーパー、コンビニなどで年賀状印刷の広告チラシがいやでも目に付くようになった。新聞にまで折込広告が入ってくるし、パソコンショップや家電量販店には年賀状作成ソフトが店頭に並んでいる。
それら年賀状のデザインサンプルを見ると、干支をあしらいいかにも年賀状でございますというデザインは少数派となり、キャラクターや自分たちで撮影した写真を用いた現代的なスタイルになっているようだ。年賀メールもめずらしいものではなくなったいま、年賀状のデザインも時代のライフスタイルに合ったものが好まれているのだろう。

それにしてはパソコンソフトのデザインも、広告チラシに掲載されているデザインも、実に多種類ではあるものの、どれもが同じように見える。基本デザインをベースとして、年賀はがきをタテヨコに変えたり、上下左右に写真の配置を移したりといった小手先のものもある。

これまでには、パソコンで時間をかけてデザインしたユニークな年賀状をいただいたこともある。しかし、いかにもパソコンで作りましたという感は否めない。

いまさら面倒で時間もかかる版画やいも版を使って年賀状を作れとは言わない。せめて画像処理テクニックのある人は、版画調、いも版風に加工した画像を使ったデザインをしてはどうだろうか。

“しのご”も例年なら12月末になってからあわてて購入する年賀状を、今年はめずらしく11月中に購入した。デザインを考える時間は十分にある。しかし、年末ぎりぎりになってから年賀状制作にあわて始めるのも、これまた年賀状の宿命か・・・。

スペルチェッカーの威力

Wordを使っていると文字入力後、しばしば波線のようなアンダーラインが表示される。このラインが表示されたときは、日本語でも英語においても入力ミスをしたときで、スペルチェックと呼ばれる機能だ。
デフォルト状態ではスペルチェック機能がオンになっており、必要がないと思えばオフに設定すればいい。“しのご”は2〜3回ほど、この機能に助けられたことがあるから、うっとおしい時もあるけどデフォルト状態であるオンにしたままだ。

このスペルチェック機能を、果たしてどれだけの人が有効に利用しているのだろう。

某大学の講師とメールでやり取りをしていたら、日本で一般的ではない言語で一気に文章を書く場合、スペルチェッカーがないので校正はするものの、入力ミスを見落とす時があると書いてあった。裏を返せば、日本語や英語の文書であればスペルチェック機能を利用しているとも読み取れる。

論文や資料作成などを短時間で仕上げる場合、ソフト上で使える機能は普段からとことん使っているのであろう。ワープロでの文字入力と文書作成方法について、ちょっと考えさせられる事件だった。

メルアド管理は慎重に

“しのご”はある学術団体発行のメールマガジンを購読している。ある時メルマガの掲載記事に疑問があって、問合せをしたことがあった。熱心な読者だと思われたのだろう、メールアドレスは何らかのリストへ記録されたに違いない。
ここで“しのご”のメルアドは「読者」として記録されているはずで、決して「発行関係者」ではないわけだ。

某無料メルマガ配信会社がサービスを停止したため、配信サービスを利用していたこの学術団体は、発行関係者らに意見を求めるメールを送信したのであった。

同一内容のメールを複数人へ送信するのであるから、当然CC機能を使うことになる。そして、このCC欄にいち読者でしかない“しのご”のメルアドが記載されていたのだ。間違って配信しても、内容からして学術団体内で問題にはならないだろう。

この場合、“しのご”が問題と考えるのは読者と発行関係者のメルアドが区別されることなく、単にメルマガ関係として扱われていたのではないかと予想されたことだ。重要な内容のメールを複数人へ送る場合、メルアド管理が甘いと誤配信する怖れが十分に考えられるし、実際にその実例をここで体験している。

業務においてもメールは連絡ツールとして中心的な地位を確立しつつある。時間に余裕のあるときには、記録されているメルアドの整理やグループ分けなどの作業を行い、ミスの芽を摘み取っておこうではないか。

評判のSEO対策だが・・・

SEO対策が盛んなようだ。SEO(Search Engine Optimization)対策とは検索エンジン向けにサイトを最適化することで、結果的に検索したときの上位表示を目指すことになる。
誰しも検索エンジンで自分のWebサイトが上位表示されれば気持ちがいいし、アクセス数も増えていくことになるだろう。そして通販を行っている会社では、売上げ増加に貢献するかもしれない。

検索エンジンで上位表示されるからといって、そのサイトがユーザー側の目的のサイトであるかどうかは別問題だ。つまり、ユーザー側にとっては検索テクニックも重要なわけだ。ある関係者から「これこれのページを探しているのに、関係ないサイトばかりが表示される。どうしたらいいのでしょう」と問われたのが発端であったが、この場合は検索用語の選び方やOR、AND、NOTなどの使い方が上手にできていなかった。

SEO対策を施したサイトは、今後ますます増えてくることだろう。ユーザー側も検索テクニックをみがき、不要なサイトに引っかからないように賢くならなければと切に思う。

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業務日誌ですから、業務のある日は毎日更新する(?)はずです。

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