IT時代の京大式カード作成方法

さまざまな情報をまとめる方法として、京大式カードというものがある。“しのご”もこれまでノートやらメモ帳などに細々と書き連ねていたのだけど、紛失したり、はたまたどこへ記載したのか分からなくなり、それを探すだけでかなりの時間を要するようになってきた。

そこで、古典的な方法ではあるが、ここは京大式カードへまとめておこうと思い立ったのである。

京大式カードとは、なんのことはないB6程度の厚手のカード。1970年代だったろうか、梅棹忠夫氏の著書「知的生産の技術」に記載されていたもので、そのB6のカードに各情報のタイトル、キーワード、内容、記載日などを記入する。ルールは「カード1枚に一つの情報」を記入するだけ。これをテーマ別に分類しておけば、これまで蓄積してきた必要な情報を得られるというものだ。

現在はIT時代。つまりパソコンで、京大式カードと同様のデータベースを構築すれば、検索機能によって即座に必要な情報をピックアップできる。と、ここまでは誰でも思いつく方法だが、実際にパソコンで行おうとするとやっかいだった。

まずはおなじみMS-Officeに搭載されているデータベースソフト「ACCESS」を使う方法。とりあえずフリーでサンプルになるものがないかとベクターで探すと、あった。でも50〜60字程度のメモを管理する方法であり、場合によっては200〜400字程度にもなるカードの文章には向かないようだ。解説にも文章量の大きなものには向かないと記載されている。

それにデータを蓄積したファイルのみが、データの蓄積とともに容量が大きくなるわけだし、内容ごとに分類すればいいのだけど、細かく分類しすぎると検索のたびにあっちの項目で検索、こっちの項目内から検索となり手間がかかる。データベースの意味をなさない。

次に探したのは、専用のデータベースシステム。ベクターにカード式メモ帳のデータベースシステムがあった。しかし、これもメモ程度の文章量を想定しており、解説にははっきりと文章量の大きなものには向かないと書かれている。

ひとつのファイルにテキストが追記されていくシステムのようなので、データが蓄積されていけば、そのファイルのみが大容量化してしまうわけだ。これもちょっとなぁ。

散々考えてようやくたどり着いたのは「grep機能」だ。grep機能とは、簡単に言えばフォルダー内にある文書の中から、目的のキーワードに合致した文書を検索するシステム。これならタイトルであろうと、文書内にキーワードが埋もれていようと検索が可能。いくつかのgrepアプリケーションをベクターからダウンロードして試してみた。

“しのご”の目的にマッチすることは当然として、操作方法も使いやすいかどうかも試してみる必要がある。その結果、テキスト文書ばかりではなくWordやExcel文書も検索できるフリーソフト「MiGrep」が使いやすかった。ボックスとなるフォルダー内へ文書ファイルを入れておけば、grep機能で目的のキーワードがある文書を探し出してくれるのだ。

検索するアプリケーションは「MiGrep」を使わせていただくとして、今度はどうやってカード文書を作るかである。

カード作りがメインの作業ではないのだから、いかに簡単に文書が作れるかがテーマとなる。ここで注目したのはマクロ機能が使えるテキストエディタ「秀丸エディタ」。秀丸エディタのマクロ機能を使って、自動したいのは文書の記載日、それといちいちファイルのタイトルを付けるのは面倒なので、これも自動的に入れたい。

困ったのは“しのご”はマクロのことがまったく分からない。「秀丸エディタ」のヘルプでマクロの項目を読むと、簡単なマクロ解説のほかに「他の方々が作ったマクロを参考にすればよい」と書いてあった。これはいい。

ベクターで「秀丸 マクロ」を検索すると、あるあるある。使わせていただいたのは、記入日を自動入力するマクロ、ファイル名を作成した日時で保存するマクロである。grep機能で文書内にキーワードがあれば検索してくれるのだから、ファイル名などどうでもいい。作成日時のファイル名が付けられれば、ファイル名が重複することもない。

よってgrepフリーソフト「MiGrep」と、同じくフリーの秀丸マクロ2種類を導入することで、文書の記入、検索システムはできあがった。

あとは、カード記入に相当するテキスト文書作成をするだけ。でも、これが一番大変だ・・・。
2004/09/19(Sun) 15:28:33 | 文化面

NAMAZUがある

「IT時代の京大式カード作成方法」を読んで、サンゴー企画Onlineの掲示板、SANGO BOARDの常連“なかじい”さんからメールをいただいた。

メールの主旨は次の3点であった。
1.検索するためには、文書はやはりテキストの方がいい。
2.grep機能では、文書の数が多くなると検索スピードが落ちてくる。
3.全文検索システム「NAMAZU」があるではないか。

いままでNAMAZUは大規模な文書量を持つサーバーに導入するCGIであって、ローカルエリアには導入できないと思っていた。それでもちょっと気になったのでNAMAZUサイトを見てみた。

そうしたら、どうもローカルエリアにも導入でき、しかもWindows9X、ME、2000、XPにもインストール可能なスクリプトがあるようなことが書かれていた。しかも、GUIで検索ができるインターフェイスもあるようだった。う〜〜ん、NAMAZUを間違って理解していたか・・・、知らなかった・・・。

試してみる価値はある。これで文書作成、検索とも万全かな?
しのご(2004/09/21(Tue) 10:24:07)
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業務日誌ですから、業務のある日は毎日更新する(?)はずです。

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